Дипломатия қызметкерлерiнiң бөгде көзге көрiнбейтiн қат-қабат шаруалары бастан асып жатады. Оның бiрқатары келiссөз үстiнде атқарылып жатса, көпшiлiгi оған дейiн әзiрленiп қойылады. Сол шаруалардың ең бастысын дипломатиялық құжаттар әзiрлеу iсi құрайды.
Дипломатиялық құжаттар әрқилы болып келедi. Оның елеулi бөлiгiн елшiлiктiң өз iшiндегi ведомствоiшiлiк маңыздағы құжаттар құрайды. Ал қалған құжаттар түрлi келiсiмдер, кездесулер, мәжiлiстер барысында үстел үстiнде не сол келiссөздерге әзiрлiк барысында туады. Тағы бiр құжаттар бөлiгiн елшiлер ²ауызша жолдаулар² деп атайды. Мұндай құжаттар ауызша оқылады да, тiкелей адресатқа жолданбайды.
Дипломатиялық құжаттардың басым бөлiгi маңызы жағынан ресми мемлекеттiк сипатта болмағандықтан, баспасөзде жариялана бермейдi. Сондықтан бұл құжаттардың кейбiрiмен қалың көпшiлiк онша таныс емес.
Қайсыбiр ресми сипаттағы мәжiлiске дайындық барысында алдын-ала қаншама уақытқа созылған әзiрлiк шаралары жүргiзiледi. Келiссөзге қажеттi барлық құжаттар хаттама қызметi арқылы қатталып, әзiрленiп қойылады. Олардың көпшiлiгiн дипломатиялық өкiлдiктерде жұмыс iстейтiн референттер не болмаса баспасөз атташесiнiң қызметкерлерi дайындайды. Сондықтан елшiлiк құжаттарын әзiрлеуде журналистердiң айрықша үлесi бар деп толық айта аламыз.
Мемлекеттiң мақсат-мiндеттерiн айқындайтын дипломатиялық қызметтiң бiр бөлiгiн дипломатиялық хат алысулар құрайды. Дипломатиялық хат-хабар жазысу дипломатиялық сипаттағы алуан түрлi ресми хат-хабарлар мен құжаттамалардың жиынтығы, мемлекеттiң сыртқы саяси және дипломатиялық қызметiнiң негiзгi нысандарының бiрi болып табылады.
Ресми корреспонденциялар шартты түрде екi топқа жiктеледi:
а) түрлi елдердегi мемлекет басшылары арасындағы ресми хат алысулар;
б) түрлi елшiлiктермен арада жүретiн жартылай ресми мазмұндағы хат алысулар.
Әр құжаттың белгiлi бiр мiндеттi лексикалық позициялары бар:
Қаратпа сөз – адресаттың ресми немесе құрметтi дәрежесi: “Құрметтi Елшi мырза!”, “Жоғары мәртебелi … мырза!”, т.б.
Жылы сөз – шынайылық сезiмiн бiлдiру: “Сiзге деген менiң ыстық ықыласымды қабыл алыңыз”; “¶лкен құрметпен”; т.б.
Қол қою – хатты жолдаушы адамның аты-жөнi (соңынан мөр басылады).
Мерзiмi – күнi, айы, жылы. Бұл мәлiметтер толық жазылуы тиiс.
Мекен-жайы – толық аты-жөнi мен мекен-жайы.
Мұнымен қатар ресми корреспонденцияларды толтыруда төмендегiдей жалпыға ортақ ережелердi де есте ұстаған жөн:
- Қызметтiк хаттар таза бланкiге немесе қағаздың бiр жақ бетiне жазылады.
- Халықаралық тәжiрибеде ұзақ хаттар жазылмайды, бiр беттен асқан жағдайда әр беттiң соңына ²жалғасы бар² (²continued over²) деп белгi соғып отыру талап етiледi.
- Бiрiншi беттен басқа әр бет араб цифрларымен нөмiрленедi.
- Хат 1,5 интервалда компьютерде терiледi. Адресатқа қаратпа сөз абзацсыз терiледi.
- Хатта басқадай корректорлық белгiлер соғылмауы тиiс.
- Қалтахаттар (конверттер) көлемi талапқа сай болғаны жөн. Азанама хаттарға iшкi тысы қара түстес қалтахаттар пайдаланылады.
- Корреспонденцияларға кiрiс-шығыс нөмiрлерi қара қаламмен толтырылады.
- Маңызды хаттарды бүктемей, үлкен қалтахаттарға салған жөн.
- Телеграфтық жолдауға 3 күннiң iшiнде, хатқа 10 күннiң iшiнде жауап жолдаған жөн. Егер мәселе ойланып шешудi қажет ететiн болса, 3 күннiң iшiнде хаттың есепке алынғандығын ескертiп, 30 күннiң iшiнде түпкiлiктi жауабы жолданғаны дұрыс.
Қазiргi халықаралық деңгейдегi хат алысу үлгiлерi осыдан 150 жыл бұрын Англияда пайда болған.
Көптеген елдер қалтахат сыртына алдымен атын, сонан соң тегiн (фамилиясын) жазуды үлгi тұтқан. Бiзде, керiсiнше, алдымен тегi, сосын аты жазылады.
Дипломатиялық хат алысудың бiзге мәлiм мынадай үлгiлерi бар:
Нота – халықаралық шарттар жасасу құжаттарының бiрi. Ол мемлекеттер арасында келiсiмдер жасасу, дипломатиялық қатынастар орнату, дипломатиялық миссияны елшiлiк етiп қайта құру кездерiнде пайдаланылады.
Жеке нота – елшiнiң өз атынан жазатын жеке хаты. Жеке нота оған қол қоюшының атынан бiрiншi жақта түзiледi. Мөр қойылмайды. Нотаның басқы сөйлемдерi жолданушы адамға қаратыла айтылған арнау түрiнде басталады да, соңы қалыптасқан жаттанды фраза түрiнде ризашылық сезiмiн бiлдiрген сөйлемдермен аяқталады.
²Аса құрметтi Елшi мырза!
(мәтiн)
Сiздiң менiң ниеттестiкпен жолдаған хатыма тез жауап бергенiңiзге бек ризашылығымды бiлдiруiме рұқсат етiңiз.
Зор құрметпен — өзiңiздiң үлкен досыңыз Мұхтар Шаханов².
Вербальды нота — ²назар алуға тұратын қағаз² деген мағынаны бiлдiредi. Бұл дипломатиялық хат алысудың ең кең тараған түрi. Вербальды нота үшiншi жақта түзiледi. Нота бланкiсiне басылады және оған қол қойылмайды. Мөр басылып, мекен-жайы көрсетiледi. Жеке нота сияқты құрмет сезiмiн бiлдiре басталып, ризашылық сезiмiн бiлдiре аяқталады.
²Жоғары Мәртебелi Президент мырза!
Қазақстан мемлекетi Сiздiң саясаткерлiк қабiлетiңiздi және азаматтық үлкен парасатыңызды жақсы бiледi әрi құрмет тұтады.
(мәтiн)
Қазақ халқы алда да Сiздi сол биiктерден көре бергiсi келедi².
Жазбаша мәлiмдеу, нотификация – дипломатия және шарт жасасу практикасында кең таралған ресми мәлiмдеме. Ол дипломатиялық нота немесе басқа құжаттар тапсыру жолымен жүргiзiледi.
Жаднама жазба (памятная записка) – дипломатиялық хат-хабар құжаттарының бiр түрi. Оның қолма-қол тапсырылатын және шабарман (курьер) арқылы жiберiлетiн екi түрi бар. Жаднама кейбiр iстердiң дұрыс бағыт алуына, қателiктерге ұрынбауына жәрдемдеседi.
Жадығат, меморандум – дипломатиялық нотаға қосымша әзiрленетiн құжат түрi. Нотамен қоса жолданатын жадығат нота қағазына басылады. Ол кейде жеке де әзiрлене бередi. Баспасөзде жиi жарияланатын құжат түрi, мiне, осы жадығат.
²Ынтымақтастықты қолдау жөнiндегi Халықтық одақ² дөңгелек үстелiне қатысушылардың бауырлас мемлекеттердiң өзара түсiнiстiгi мен ынтымақтастығы туралы
МЕМОРАНДУМ
(мәтiн)
Қазақстанның Қырғызстандағы елшiлiгi
М.Шаханов.
Украинаның Қазақстандағы елшiлiгi
Ю.Богатырь”.
РЕСМИ ХАТ ¶ЛГIСI
|
||||||||
|
|
|||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
|
не
|
- Елшiлiк аты
- Сiлтеме
- Мерзiмi
- Хат алушының мекен-жайы
- Нақты адресаты
- Қаратпа сөз
- Хат (мәселе) тақырыбы
- Негiзгi мәтiн
- Қорытынды жылы сөз
- Қолы
- Қосымша туралы ескертпелер
- Көшiрмелерi туралы ескертпелер
Дипломатиялық хат-хабарлармен қатар елшiлiктер арасында еркiн қатынайтын түрлi құжаттар да бар.
Босату қағазы – дипломатиялық өкiл қайтып кеткен соң дипломатиялық арналар арқылы жолданатын қағаз.
Виза – сыртқы iстер ведомстволары, дипломатиялық өкiлдiктер мен консулдықтар қоятын кету, келу және транзит рұқсаттары.
Мәлiмдеме (декларация) – мемлекеттiң iшкi және сыртқы саясатының қағидаларын, нақты мәселелер бойынша өз айқындамаларын жариялау түрiнде жазылатын мемлекеттер мен үкiметтердi тану құжаттары. Мәлiмдеме бiр тараптық, қос тараптық, көп тараптық болып бөлiнедi. Қос тараптық немесе көп тараптық халықаралық шарт – пакт (келiсiм) деп аталады.
²Қазақстан Сыртқы iстер министрлiгiнiң
МӘЛIМДЕМЕСI
Қазақстан Республикасының Сыртқы iстер министрлiгi үстiмiздегi жылғы мамырдың 11-iнде ¶ндiстандағы Покхаран полигонында үш ядролық құрылғының жер астында сынақтары өткiзiлгенi туралы хабарды Қазақстанда үлкен алаңдаушылықпен қабыл алғаны туралы мәлiмдеуге өкiлеттi.
(мәтiн)
Астана, 1998 жылғы мамырдың 13-i².
Хаттама – негiзгi шартқа қосымша болып табылатын халықаралық шарттар құжаттарының бiрi.
Дипломатиялық хаттама – жалпы жұрт қабылдаған ережелер, дәстүрлер және шарттылықтар жиынтығы. Оны халықаралық қатынаста үкiметтер, сыртқы iстер ведомстволары, дипломатиялық өкiлдiктер және ресми адамдар сақтайды. Әрбiр елдiң дипломатиялық хаттамасының өз ерекшелiктерi бар. Мемлекеттiк хаттама дипломатияның маңызды саяси құралы болып табылады.
Сенiм грамоталары – елшiлерге, уәкiлдерге және арнаулы делегация басшыларына берiлетiн, мемлекет басшысы қол қоятын дипломатиялық өкiлдi тағайындауға арналған құжат.
²Германия Федеративтiк Республикасының Президентi Жоғары мәртебелi Вайцзеккерге!
Халықтар арасындағы ынтымақтастықты нығайту саласына сәйкес және Қазақстан Республикасы мен Германия Федеративтiк Республикасы арасындағы достық қатынастарды дамытуды көздей отырып, мен Сiздiң жаныңызға Сағынбек Тұрсыновты өзiмнiң Төтенше және өкiлеттi Елшiм етiп тағайындауды мақұл көрдiм. Сағынбек Тұрсынов мырзаны осы Сенiм грамотасымен тiркей отырып, Жоғары мәртебелiм, оны iзгi ниетпен қабылдауыңызды және бұл кiсiнiң менiң атымнан және Қазақстан Республикасы ¶кiметiнiң атынан Сiзге баяндағандарының бәрiне қалтықсыз сенуiңiздi өтiнемiн.
Президент Н.Назарбаев².
Елшi Сенiм грамотасын тапсыруға келгенде оның алдынан мотоэскорттың жүруi және құрметтi қарауылдың сапқа тұрғызылуы – барлық елдердiң елшiлерiне көрсетiлетiн құрмет. Баяндау әр елдiң өз төл тiлiнде жасалады. Аудармашы тиiстi тiлге аударып тұрады. “Бояуы мен бедерiн, мәнi мен мәнерiн жақсылап аудара бiлсе, қазақ тiлi дипломатия үшiн аса қолайлы деп ойлаймын”, — дейдi елшi С.Тұрсынов /11, 26-б/.
Керi шақыру қағаздары – дипломатиялық өкiлдi керi шақырып алу үшiн берiлетiн қағаз.
Қарар – халықарарлық конференция немесе халықаралық үкiметаралық ұйым органы қабылдайтын шешiмдердiң түрi. Ол кеңес беру сипатында болады.
Қорытынды актi – халықарарлық конвенцияны қорытындылайтын қостараптық келiссөздердiң немесе халықарарлық кеңестердiң қорытынды құжаты.
Қорытынды хаттама – ескертпелер, нақтылаулар, түсiнiктемелер, келiсiмнiң ажырамас бөлiгi, қостараптық немесе көптараптық келiсiмдерге қосымша.
Мазмұндама (коммюнике) – халықаралық келiссөздер барысы немесе нәтижелерi туралы ресми хабарлама.
Процедура ережелерi – нормалар, ұстанымдар және ережелер жиынтығы. Ол халықарарлық конференциялар сессиялары жұмысының ұйымдастырылуын, шақырылу және өткiзiлу тәртiбiн реттейдi.
Рұқсатнама (лицензия) – тауарларды әкетуге, өнертапқыштықты, тауар белгiсiн пайдалануға, экспорттық және импорттық тауарларды тасымалдауға рұқсат беретiн патенттiк құжат түрi.
Шабарман (курьер) парағы – дипломатиялық шабарманның мәртебесiн айқындайтын, шекара арқылы алып өту құқын беретiн арнаулы құжат.
Шарт – сауда және төлемге қостараптық және көптараптық уағдаластық ретiнде жасалатын халықаралық құжат.
Шекаралық шарттар – келiссөздер жолымен шекара сызығының жалпы бағытын айқындайтын шектес мемлекеттер арасындағы келiсiм құжаттары.
Экзекватура — қабылдаушы мемлекет үкiметiнiң шетелдiк консулды сол лауазым иесi ретiнде танитынын куәландыратын ресми құжат. Экзекватура нысанын қабылдаушы мемлекеттiң iшкi заңдары белгiлейдi. Ол мемлекет басшысының қолымен және мөрмен расталады.
Карт-бланш — өз қалауынша мәтiнмен толтыратын бланк түрi.
Бұлардан басқа журналистер делегация басшысының Бµµ-да сөйлейтiн сөзiн, ресми дастархан басындағы тостын да әзiрлейдi.
Журналистер дипломатиялық хат-хабарлар мен ресми құжаттар әзiрлеуден басқа мынадай қызмет түрлерiн де атқарады:
- халықаралық конгресстер мен конференцияларға қатысу;
- елшiлiктер мен миссиялар арқылы шет елдерде мемлекет мүдделерiне қатысы бар мәселелердi қойып отыру;
- халықаралық келiсiм-шарттарға жасасуға қажеттi құжаттар әзiрлеу;
- мерзiмдi басылымдарға әртүрлi мәселелер бойынша мемлекет позициясын айқындайтын материалдар берiп отыру.
Ресми дипломатиялық қарым-қатынастар Бµµ басты органдарының ресми тiлдерiнде жүргiзiледi. Дипломатиялық құжаттар, мiне, осы тiлдерде жасалады. Бұл орайда жалпы жұрт қабылдаған дипломатиялық терминдер мен сөз орамдары болады. Ресми тiл деп отырғанымыз мыналар: ағылшын, араб, испан, қытай, орыс және француз тiлдерi.
Жалпы, дипломатиялық құжаттар тiлi ресми және жұмыс тiлдерi болып екiге бөлiнедi.
Мемлекет пен оның шет елдердегi дипломатиялық, консулдық және басқа да өкiлдiктерi арасындағы байланыс дипломатиялық пошта арқылы жүзеге асады. Ресми хат-хабарлар, құжаттар және қызметтiк пайдалануға арналған заттар дипломатиялық вализаға оралып, буып түйiледi.