Шет елде іс-әрекет жасауға бағытталған құжаттарды нотариаттық ресімдеу осы құжат ұсынылатын мемлекеттің құқығы ескеріле отырып жүзеге асырылады. Шет елдеәрекет етуге арналған құжат әдеттегідей іс жүргізілетін тілде баяндалады. Азаматтың өтініші бойынша құжат шет тіліне ауарылуы мүмкін. (нотариат туралы заңның 5-бабы).
Шет елде әрекет етуге арналған құжаттарға қол қояр кезде айрықша тәртіп көзделген. Азамат төлқұжатына сәйкес өз тегі мен аты-жөнін құжат мәтінінде көрсетілгендегідей тәртіппен бір жолға жазуы, содан кейін қол қоюы қажет. Мысалы, құжат мәтінінде “Ерлан Ерланұлы Ерланов” деп көрсетілген болса, қойылатын қол да сол азаматтың аты мен әкесінің атынан басталуы, егер мәтінде “Қадыралиев Қадыралі Қадырәліұлы” деп көрсетілсе қол қою тегінен басталуы тиіс.
Куәландыру жазбаларын толтыру барысында нотариустың тегін,өз атымен әкесінің атын, сондай-ақ мемлекеттік нотариат кеңесінің толық атауын және нотариаттық қызметпен айналысуға құқық беретін лицензияның нөмірі мен берілген күнін мөр басылымындағыдай толық та айқын көрсету қажет. Күнін сөзбен жазып көрсету қажет; құжатқа қол қойған тұлғаның тегі мен аты-жөнін төлқұжат немесе жеке куәлік бойынша көрсетілгендей реттілікпен көрсету қажет. Мөр құжаттың бос жерінде куәландырылған жазбалар астына мәтін мен нотариус қолына тиіп кетпейтіндей етіп қойылады.
Шет елде әрекет ету үшін құжаттар сапалы қағазға толтырылуы, бүкіл мәтін (соның ішінде тізілім нөмірі, өндіріліп алынған мемлекеттік баж салығының сомасы немесе жеке практикамен айналысатын нотариусқа нотариаттық әрекет жасағаны үшін төленген сома) бастырылуы тиіс. Нотариаттық іс-әрекет кімнің атынан жасалса, сол адамдарға құжаттардың бірінші данасы тапсырылады. Құжаттарды бүктеуге, ақырына дейін жазылмаған жолдарды, бос орындарды сызғылауға, сондай-ақ оларға мастикалық мөрлерді соғуға рұқсат етілмейді. Құжаттарды жібек лентамен немесе қызыл, я болмаса ақ түсті жіппен тіккен жөн.
Нотариустың мөрі.
Нотариустың өз тегі, аты-жөні көрсетілген жеке мөрі (бұдан әрі-мөр) болады, сондай-ақ мемлекеттік нотариат кеңсесінің атауы (мемлекеттік нотариус мөрі) немесе нотариусқа берген лицензия нөмірімен күні (жеке практикамен айналысатын нотариустың мөрі) көрсетіледі, бұл мөр металдан(металл қоспаларынан) арнайы жабдықта дайындалуы, оны дайындауғақойылатын бүкіл талаптар сақталуы және жоғары дайындау сапалылығымен, жалған дайындаудан қорғалуымен, беріктігімен және бояғыштарға төтеп беру секілді айрықша қасиеттерімен сипатталуы тиіс.
Мемлекеттік нотариустың мөрі “Қазақстан Республикасында тіл туралы” Заңның 21-бабына сәйкес мемлекеттік тілде және Әділет министрінің 1997 жвылғы 01 тамыздағы №64 Бұйрығымен бекітілген “ Мемлекеттік нотариустың мөрі туралы” Ереженің талаптарына сәйкес дайындалады. Жекеше практикамен айналысатын нотариустың мөрі Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 1999 жылғы 24 ақпандағы № 16 Бұйрығына сәйкес мемлекеттік және орыс тілдерінде дайындалады. Мөр мәтініне нотариустың тегін, аты мен әкесініңатын жазу төлқұжатқа(жеке куәлікке) сәйкес жүргізіледі. Нотариустардың мөрлерін дайындауға тапсырыс орталықтандырылған тәртіппен аумақтық әділет органы не аумақтық нотариаттық палатаныңжазбаша тапсырысы бойынша жүзеге асырылады. Мөрлер арнайы ашылып жүргізілетін, нөмірленген, жіппен бауланған және тиісті органның мөрімен бекітілген журналға қолдары қойығаннан кейін ғана беріледі.
Журнал қатаң есепке алынғанжәне тұрақты сақталатын құжат болып табылады. Нотариус мөрі куәландыру жазбасының мәтінінде нотариаттық куәландыру кезінде, қаулыда немесе тапсырмада олардың өз қолдарын бекіту үшін пайдаланылады. Мөрді нотариаттық қызметке қатысы жоқ құжаттарға соғуға жол берілмейді. Мөрдің дұрыс пайдаланылуы мен сақталуы жөніндегі жауапкершілік нотариусқа жүктеледі. Мөр жоғалғанда немесе ұрланғанда нотариус ауақтық әділет органына немесе нотариаттық палатаға жедел хабар беруге міндетті. Мемлекеттік нотариус қызметтен босатылған жағдайда не жеке практикамен айналысатын нотариустыңлицензиясы тоқтатылғанда немесе кері қайтарылып алынғанда аумақтық әділет органы және нотариаттық палата нотариус мөрін алу және бұдан әрі осы мақсатқа пайдалануға болмайтындай етіп бедерін кетіру жолымен комиссиялы түрде жою шараларын қолданады, бұл жөніндеакт жасалынады.
Жеке практикамен айналысатын нотариустың лицензиясы тоқталыла тұрған жағдайда мөр уақытша сақтауға аумақтық әділет органына тапсырылады. Жеке мөрлерде пайдалану үшін тек көк және қою көгілдір бояғыштарды қолдануға болмайды. Жойылған мөрлердің күшін жойғандығы және жарамсыздығы туралы хабарды әділет органдарының республикалық және жергілікті басылымдарда жариялау қажет.