Іс қағаздарын жүргізу ісінің басты мақсаты – мекемелердің үзіліссіз және жемісті еңбек етуін қамтамасыз ету. Іс қағаздарын жүргізу мына кезеңдерден:
Құжат айналымы және құжаттаудан түрады.
Құжат айналымы мекеменің өз жасаған және сырттан келген дайын құжаттармен жұмыс істеуді қамтамысыз етеді.
Олар: қабылдау, орналастыру, тіркеу, орындалуын бақылау, анықтау, іс құру, оларды сақтау және жүзеге асыру, құжаттарды жіберу.
Құжат сөзі “ооси епіи” деген сөзінен шыққан (дәлел, куә) деген мағананы береді.
Кейінірек бұл екі жаңа мағанасы туды:
- тар көлемді, күнделікті- төл құжат, жекелік куәлігі;
- ұлғаймалы, тасмалды бір нәрсеге куә болатын дәлел болатын: шығарма өнері, сызу, сурет, магнитті баспа т.б. жатады.
Қызмет сөзінің өзі құжат немесе құжаттың бір түрі екенін көрсетіп тұр.“Қызмет құжаты” түсінігі мыналады қамтиды:
- Деректі және басқаратын құжаттар (нұсқаулар, заңдар, шешімдер, бұйрықтар).
- Әкімшілікті ұйымдастыру құжаттары (жоспар, ереже, акт, хаттама, есеп беру).
- Еңбеккердің жеке құрамы туралы құжат (арыз, өмірбаян т.б.).
- Финанстық құжаттар.
- Есепке алу құжаттары (мемлекетаралық іс қағаздар).