Дипломатиялық хат-хабарлар мен құжаттар әр мемлекеттiң ұлттық ерекшелiгiне қарай өзiне тән үлгiсiнде жазылады. Оларға тән белгiлi бiр ортақ стиль, ортақ форма болғанымен де, мәтiндiк мазмұнында түрлi өзгешелiктер кездесiп жатады.
Дипломатиялық хат-хабарлар мен құжаттардың екi түрлi адресi бар: бiрi – ресми органдарға, яғни үкiметке арналған құжат-хаттар, екiншiсi – халыққа арналған құжаттар. Кей хат-хабарлар мен құжаттар тұтастай не үкiметке, не халыққа бағышталғанымен, кейбiрi араласа келiп, жекелеген абзацтары не ойлары әлдебiр нысанға арналып жазылып жатады. Қалай болғанда да, ол екi жаққа да қажеттi құжат болып табылады.
Мәселен, жеке нота жеке бiр адамға бағыштала жазылғанымен, онда iшiнара үкiметтiң де, халықтың да мүддесi қамтылып жатады. Сондықтан өте әлсiз, тартымсыз, қарабайыр тiлде жазылып, iс барысына оншалықты қозғау сала алмайтын нота шын мәнiндегi дипломатиялық құжат бола алмайды. Мұндай нота жазған елшiде ешқандай бедел болмайды. Мiне, сондықтан да дипломатиялық құжаттарды әзiрлейтiн референттер мен баспасөз атташелерiнiң өте сауатты, бiлiмдi болғандары жөн. Халық жүрегiне қозғау сала алмаған, үкiметке нақты iс барысын көрсетiп бере алмаған нотаның халықаралық деңгейде де еш құны болмайды.
Дипломатиялық құжаттар ең алдымен қалың бұқара мүддесiне орайластыра жазылады, солардың қоғамдық пiкiрiн қозғауды мақсат етедi. Әрi ол мемлекеттiң саясатының дұрыс жүргiзiлуiн де көздейдi.
Дипломатиялық құжаттарға ел мүддесiнен туған көптеген жайлар өзек бола бередi: пекпициялар, митингтер, шерулер, ереуiлдер, ядролық сынаққа қарсы қозғалыстар, фашизмге қарсы наразылықтар, т.б. Ал бұл үкiмет көкейiнде де жүрген жайлар.
Көбiне дипломаттар дәрiгерлердiң, физиктердiң, экологтардың, әскерилердiң, дiни ағымдардың пiкiрлерiне құлақ асып жатады. Бейбiт мақсат, тыныштық, ел бiрлiгi көзделетiн кез-келген жағдай – дипломаттарға да жат нәрсе емес. Дұрыс жүргiзiлген дипломатия қай кезде де дұрыс келiсiмге келудiң кепiлi бола алады.
Дипломатияның екi адресiнiң өзiндiк ерекшелiктерi бар. Алғашқы адрес (үкiмет) көбiне құжаттың өзiнде адресатымен атала көрсетiледi. Ал екiншi адрес (халық) құжатта нақты көрiнiс таппайды. Өйткенi дипломатиялық құжаттар тiкелей халыққа бағышталмайды, онда халық мүддесi көзделедi. Сондықтан дипломатиялық құжаттар ресми түрде алғашқы адресатқа арналғанымен, екiншi адресатқа қатысы жоқ деп үзiлдi-кесiлдi айта алмаймыз. Халық деп отырғанымыздың өзi оның түрлi категориялары (әртүрлi мемлекеттердiң халықтары, түрлi әлеуметтiк топтар).
Әлдебiр елге немесе бiрнеше елдерге жолданған құжатты сол мемлекеттердiң халықтарына да жолданған құжат деп қабылдаған жөн. Дегенмен, ол жалпы халыққа бара бермейдi. Бiр адрестен шығып, екiншi адреске ғана жетедi. Ал сол адрестер – екiншi адрестiң де (халық) өкiлдерi – елшiлерi болып табылады.