Кәсіпорындар мен ұйымдардың басқа заңды немесе жеке тұлғалардан оларға сатқан тауарларды, көрсеткен қызметтері, сондай-ақ аванс ретінде алдын ала төлеген төлемдері үшін алашақ берешектер-Дебиторлық берешектер (Алынуға тиісті шоттар) деп аталады. Осы кәсіпорындар мен ұйымдарға берешек борышы бар заңды және жеке тұлғалар дебиторлар болып табылады. Өтелетін (алынатын) уақытына қарай алынуға тиісті дебиторлық борыштар ағымдағы алынуға тиісті берешектер және ұзақ мерзімді алынуға тиісті борыштар болып екіге бөлінеді. Бұл берешектердің есебі «Алынуға тиісті шоттар» бөлімінің шоттарында есептеледі.
Есеп беретін уақыттан кейінгі бір жыл ішінде алынатын дебиторлық берешектер «ағымдағы активтер» қатарында есептеледі. Олардың қатарына жататындар:
- ағымдағы активтерді сатып алуға төленген аванстық (алдын ала төленген) төлем;
- тапсырылған (берілген) шоттар бойынша алынуға тиісті берешектер;
- вексельдер бойынша алынуға тиісті берешектер;
- негізгі ұйымдар мен оның еншілес серіктестігі арасындағы түрлі операциялар негізінде туындаған дебиторлық берешектер;
- ұйымның лауазымды адамдарының (тұлғаларының) дебиторлық берешегі;
- басқадай дебиторлық берешектер.
Кәсіпорынның балансындағы алынған вексель деп аталатын бабындағы сома басқа заңды немесе жеке тұлғалардың ұйымға вексель бойынша төлейтін ресми берешегі болып есептелінеді. Алынуға тиісті шоттар бойынша берешектер (дебиторлық берешектер) иелік ету хұқығымен қоса, заңды хұқығымен байланысты актив болып саналады. Қорытындылап айтатын болсақ «дебиторлық берешек» дегеніміз, бұл – иелік ету хұқығын қосқандағы заңды хұқықтармен байланысты активте қамтылған алдағы уақыттағы экономикалық тиімділік.
Ұйымның қаржы жағдайын сипаттайтын көрсеткіштердің қатарына дебиторлық берешектердің айналымы жатады. Яғни дебиторлық берешектердің есептелген уақыты мен өтелу уақытының арасындағы мерзім күндерінің саны. Ұйымның дебиторлық берешегі оған байланысты кіріс танылған жағдайда ғана анықталады. Дебиторлық берешектер сатылған өнімдер мен тауарлардың құнынан баға жеңілдіктерін және қайтарылған тауарлардың құнын алып тастағандағы қалдық сома бойынша есептеледі. Бір жылдан астам уақыт бойы алынбаған дебиторлық берешектер «Ұзақ мерзімді дебиторлық берешектер» болып есептеледі. Дебиторлық берешектердің пайда болған (есептелінген) уақыты мен өтелу уақытының арасындағы мерзімге байланысты пайыздар бойынша кіріс көп жағдайларда ескерілмейді.
Кәсіпорындар өздерінің тауарларын сатқанда кейде сатып алушыларға баға жеңілдіктерін береді. Ұйымдардың бұндай қадамға баруының басты себебі сатып алушыларды қызықтыру арқылы сатылатын тауарлардың көлемін арттыру болып табылады. Сонымен қатар баға жеңілдіктерін ұйымның күмәнді берешектерінің сомасын қысқартуға үлкен әсер етеді. Халықаралық тәжірбиеде баға жеңілдіктері сөзімен бірге сауда жеңілдігі сөзі қатар қолданылады. Өз экономикасын нарықтық жолмен жүргізіп келе жатқан елдердегі ұйымдар сауда жеңілдігін тауарларды сатудағы жарнама ретінде пайдаланады. Ұйымдардың сауда жеңілдігін қолдануының мақсаты баға жеңілдіктерін пайдаланғандағы жағдаймен бірдей деп айтуға болады.
Кейбір жағдайларда сапасының төмендігінен немесе тауарлардың ақау болу себебінен сатылған тауарларды қайтаруға тура келеді. Бұндай тауарларды қайтарып алу сатушы ұйымдар үшін тиімсіз болады. Сондықтан да кәсіпорын сатып алушы заңды немесе жеке тұлғаның осы тауарлар бойынша борыш сомаларының мөлшерін қысқарту туралы талабын қабылдауға келісуіне тура келеді. Әрине аталған жеңілдікті жасау ұйымның келіп түсуге тиісті табыстарының көлемін азайтатындығы сөзсіз.
Кәсіпорындардың бухгалтериясы дебиторлық берешектер есебін жүргізу барысында мына төменде аталған құжаттарды қолданады:
нөмірі 7 – Журнал-ордер – «Жұмысшылар мен басқа да тұлғалардың берешегі» деп аталатын шотының кредиті бойынша;
нөмірі 8 – Журнал-ордер – «Алынуға тиісті қосылған құн салығы», «Есептелінген пайыздар», «Басқадай дебиторлық берешектер» және «Берілген аванстар» деп аталатын шоттардың кредиті бойынша;
нөмірі 9 – Журнал-ордерге қосымша тізімдеме – «Берілген аванстар» шотының дебиті бойынша:
нөмірі 10 – Журнал-ордер – «Күдікті қарыздар бойынша резерв», «Алдғы кезең шығындары» шоттарының несие бойынша;
нөмірі 11 – Журнал-ордер – «Сатып алушылар және тапсырыс берушілердің берешегі» шотының және «Еншілес (тәуелді) серіктестіктердің дебиторлық берешегі» шотының кредиті бойынша жүргізіледі.
Стып алушылар мен тапсырыс берушілер және басқадай дебиторлармен есеп айырысудың есебі бойынша жоғарыда аталып өткен тіркелімдерден басқа дебиторлық берешектердің есебіне талдамалық есептің карточкалары, ажырату парақшалары, бухгалтерлік анықтамалары және тағы да басқа тіркелімдер (құжаттар) қолданылады. Жалпы есеп тіркелімдерін толтыру шаруашылық операцияларының мазмұнын сипаттайтын бухгалтерлік жазулардың жиынтығын анықтау үшін керек. Халықаралық бухгалтерлік есеп стандартында ұйымның бухгалтерлік есеп жұмысын жүргізу барысында қолданатын барлық бланкілері үшін міндетті ортақ есеп беру формалары қарастырылмаған. Есеп нысанын таңдау құқығы толығымен бас бухгалтердің құзырында, яғни ол алғашқы құжаттарды топтастырудың ең қарапайым әдісін таңдап, шоттар корреспонденциясын жүргізуге міндетті. Шоттарға келетін болсақ, олар негізгі есеп тіркелімдерінде үнемі қатысатын, эпизодтық болып бөлінеді және олар басқадай операцияларда қолданылады. Дебиторлық берешектер шоттарында есептелетін сомалардың дұрыстығы мен олардың толықтығын бақылау үшін түгендеу жүргізілуі қажет, ол құжаттар бойынша шоттарды корреспонденцияланатын шоттармен салыстыру арқылы жүргізіледі. Мұндағы басты мақсат – әрбір шоттағы сомалардың сәйкестігі мен дұрыстығын, толықтығын анықтау болып табылады. Дебиторлық берешегі есептеудегі басты мәселе сату мерзімін анықтау болып табылады, яғни сатып алушыларға тиеліп жіберілген немесе жөнелтілген тауарлардың, жұмыстардың, қызметтердің қашан сатылғанын тануында. Бухгалтерлік есептің көзқарасымен қарағанда, тауарлардың тиелуі мен сатып алушыға қаржылық және есеп айырысу құжаттарының ұсынылуы, тауарлардың сатылғаны деп танылады.
Дебиторлық берешектер келесідей бөлімдерден тұрады:
«Сатып-алушылар мен тапсырыс берушілер берешегі».
«Күмәнді дебиторлық берешектер».
«Еншілес серікестіктердің дебиторлық берешегі».
«Басқадай дебиторлық берешек».
«Алдағы кезең шығындары».
«Берілген аванстар».
Яғни осы жоғарыда аталған баптар бойынша кәсіпорындар мен ұйымдардың басқа заңды немесе жеке тұлғалардан алашақ сомалары дебиторлық берешек болып табылады.