1-Есеп беру кетелері бұл мәліметтерді анализ жасау үшін мықты
аспапболып табылады. “Отгрузка по городам” берілгендер қорында келесі сұрақтарға жауап беру үшін біраз уақыт талап етіледі.
— Әрбір айда әрбір код бойынша қанша кітап сатылды?
— Әрбір айда 1234567 коды бойынша неше кітап сатылады?
— Москва қаласына 1999 жылдың июль айында 1234567 кодынан қанша кітап сатылған?
— Санкт — Петербург қаласында 1-түрлі көріністегі кітаптар орташа есеппен қаншасы сатылды?
Бұл сұраққа алдымен тізімді сұрыптап алып, сонан соң аралық қорытындыны есептеп, бұл сұрақтан жауап табу мүмкін. Тек қана есеп беру кестесі ғана бұл сұрақтарға және т.б сұрақтарға жылдам жауап табуға мүмкіндік жасайды.
-2- Берілгендер қорының кез-келген ұяшығын таңдап, ”Данные -сводная таблица” командасын орындаңыз. Нәтижеде есеп беру кестесі және диаграмма шебері іске қосылады.
1-ші қадамда Exсel — дің жеке берілгендер қорынан Microsoft Acces типіндегі сырттай қорда немесе алдынан жасалған есеп беру кестесінен қайсы берілгендерде пайдаланылған Exсel программасына хабар беріңіз. Сонан соң Далее батырмасын шерту келесі қадамға өткізеді.
2-ші қадамда берілгендер қоры үшін диапазонды анықтаңыз. Егер диапазон таңдалмаған болса, онда Далее батырмасын шертуден алдын диапазонды дұрыс таңдап алыңыз.
3-ші қадамда есеп беру кестесін жаңа жұмыс парағына орналастыру немесебұрын жасалған есеп беру кестесін пайдалану туралы хабарберу керек. Егер 1-ші вариант таңдалса, онда есеп беру кестесі үшінжоғарғы сол жақ ұяшығы адресін көрсетіңіз. Сонан соң Макет батырмасын басыңыз. Есеп беру кестесі 4 обылыстан тұрады. Бұлар: бет номері, баған атаулары (номер страницы, стобец), қатар атаулары (строка) және берілгендер (данные). Бұл облыстардың әрбіреуіне Макет сұқбат терезесіндегі кесте макеті обылыстарына сәйкес келеді.(8-сурет)
Терезенің оң бөлігінде берілгендер қорындағы әрбір өріс үшін біреуден өріс батырмалары орналасқан. Есеп беру кестесін жасақтау үшін 4 обылысының біреуіне өріс батырмаларын тышқан курсоры көмегімен алып келумен амалға асырылады. Қатар (строка), баған (столбец) және берілгендер (данные) облыстары үшін сәйкес облысты көрсету қажет. Бет (страница) облыстарын толтыру міндетті түрде қажет емес. Салыстырылатын өрістер қатар және баған обылыстарындаорналастырылады. Бір немесе бірнеше бағандардағы берілгендер үшін жеке есеп жасау қажет болса, Страница облысындағы сәйкес өрістер батырмаларын алып келіңіз. Бұл облыс есеп беру кестесінде сүзгілеу ретінде пайдаланылады. Берілгендер (Данные) обылысындағы информацияларматематикалық көріністе өңделеді. Соның үшін оған сандық өріс орналасады. Егер оған сандар санын табу үшін Счет функциясы қолданылса, онда сандық болмаған өрісте болуы мүмкін Данные обылысына алып келсеңіз де Сводная таблица терезесін ашу үшін батырманы 2 рет шертіңіз. Тізімнен қажет болған типті таңдаңыз. Типті таңдап болған соң <OK> батырмсын басыңыз. Мұнда Макет терезесі жабылады да, шеңбердің 3 –қадамына қайтады.
Параметры батырмасын шертіңіз, “Параметры сводной таблицы “
сұқбат терезесі экранға шығады. Егер қажет болса, параметрді өзгертіңіз де есеп беру және диаграмма шеберіне қайту үшін<OK> батырмасын басыңыз. Шеберді жабу үшін Готово батырмасын шертіңіз. Нәтижеде есеп беру кестесі жасалады. Сонымен бірге есеп беру кестесінің аспаптар тақтасы экранға шығады. Егер есеп беру кестесінің аспаптар тақтасы экранға шықпаса, онда “Вид — Панели инструментов — Сводная таблица”командасынан пайдаланыңыз. Есеп беру кестесініңаспаптар тақтасы жасалған есеп беру кестесінің параметрлерін және көркемдеуін өзгертуге мүмкіндік жасайды.