Кәсіпорын үлкен болған сайын , оны басқарудың жүйесі де күрделене түседі. Олай болса сізге өкілеттілікті ажыратуға, құжат толтырудағы бірлескен іс-әрекетке жауаптырақ қаруа ға тура келеді.
Жарғы мен құрылтай шарты компанияны ашу, қайта құру және тарату жұмыстарын тек құрылтайшылар мен акционерлер ғана істей алатынын белгілеп береді. Олардың жиналысы ғана кәсіпорынның ұзақ мерзімді түпкі мақсатын айқындайды, компанияның басшылығын (директорлар кеңесін) сайлайды не тағайындайды. Бұл органның құрамына кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және басқа кәсіпорындардың, қаржы мекемлерінің өкілдері, менеджерлер мен ғылыми қызметкерлер кіре алады(18,82-83).
Жоғарғы басшылық органы тек маңызды мәселелерді ғана қарастырады. Атқарушы органның басшысы кәсіпорынды тікелей және күнделікті басқаратын президент не бас директор болуы мүмкін.
Ағымдағы басқару құрылымы орталықтандырылған немесе орталықтандырылмаған болуы мүмкін. Орталықтандырылған құрылымда барлық қызмет басқару жөніндегі вице-президентке бағынады. Басқа вице-президенттер (өндіріс, транспорт, өткізу, қаржы т.б) президентке бағына отырып, бөлімдер мен қызметтерді тікелей басқармайды.
Орталықтандырылмаған жүйе –арнаулы қызметтердің вице-президенттерге бағынуын қажет етеді.
Басқарудың өзара бағыныштылық тізбегі кәсіпорынның көлемі мен басқару қызметіне байланысты екі, үш және төрт звенолық жүйеден тұруы мүмкін. Басқарудың түпкі мақсатын таңдауда ең алдымен барлық басқару бөлімдерінің бақылауда болуын, жауапкершілігін және қызметтердің нақты бөлінісін, тиімділікті басшылыққа алған жөн.
Кәсіпорынның ағымдағы қызметі бойынша ұйымдық құаттарды жасауда дәл осындай мәселелер шешіледі.
Құрлымдық бөлімшелер туралы ережелер. Құрлымдық бөлімшелер (бухгалтерия, жарнама, өткізу, күзет бөлімдері) жарғыға бағына отырып, соның негізінде күнделікті жұмыстарын жүзеге асыратын құжатқа да ие болады. Ондай құжат құрлымдық бөлімшелер туралы ереже болып табылады.
Ереже әрбір бөлімше ұшін жеке жасалынады және одан бөлімшенің құқықтық мәртебесі, міндеттері, қызметі, құқығы, жауапкершілігі мен міндеттемелері көрсетіледі.
Мәтіннің «Жалпы ережесінде» (кіріспеде) бөлімшелердің бағыныштылығы, басшыны тағайындау және босату тәртібі, басшығы қойлатын квалификациялық талаптар, басшы болмаған кезде оны ауыстырудың тәртібі көрсетіледі. Бөлімде құрлымдық бөлімше басшылыққа алатын құқықтық актілер аталады.
«Негізгі міндеттер» атты бөлімде аталған бөлімшенің қызметінің бағыты баяндалады.
«Қызметтер» бөлімінде шаруашылық қызметінің нақты түрлері көрсетіледі.
«Құқықтары мен міндеттемелері» бөлімінде бөлімшенің басшылық пен басқа бөлімшелерге және өзге ұйымдарға қатысты алғанда орындайтын міндеттемелері мен қызметтерін жжүзеге асыруға қажетті құқықтары ашылады.
«Жауапкершілік» бөлімінде міндеттемелердің мезгілінде орындалмағаны немесе сапасыз орындалғаны үшін, яғни, берілген құқығын дұрыс пайдаланбағаны үшін бөлімше басшысын қандай, қай мөлшерде және кім жауапкершілікке тартатыны сипатталады.
«Өзара қарым-қатынас. Байланыстар» бөлімінде аталған бөлімше кіммен және қандай бағытта әрекет ететіні, кіммен бірлесіп жұмыс жасайтыны т.б. анықталады.
«Жұмысты ұйымдастыру» бөлімінде бөлімшенің жұмыс тәртібі, қызметін тексеру қалай жүзеге асатыны, оның қайта құрылуы мен таратылуы сияқты мәселелер айқындалады.
Бұл ережелерді бөлімшелердің жетекшілері, вице- президенттер жасап, оларды бірінші басшы бекітеді. Осы бекіту сатысында кәсіпорын қызметтері арасындағы жауапкершілік пен құзіреттерін бөлу нақты жүзеге асады.
Құжат үлгісі мынадай:
Кәсіпорын атауыКәсіпорын атауы
(қазақ тілінде)(орыс тілінде)
ЕРЕЖЕБЕКІТЕМІН
00.00.00.№00Кәсіпорын басшысы
АлматыҚолыТегі, есімі,
әкесінің аты
–––––––––––––––––туралы
(бөлімшенің аты)Күні
Мәтіннің құрлысы
Жалпы ережелер. Негізгі міндеттер. Қызметтері. Құқықтары мен міндеттемелері. Жауапкершілігі . Өзара қарым- қатынастары. Байланыстары. Жұмыстың ұйымдастырылуы.
Құрылымдық бөлімшенің
басшысыҚолыТегі, есімі, әкесінің аты
Лауазымдық нұсқаулықтар. Лауазымдық нұсқаулық кәсіпорынқызметкерлерінің құқықтық жағдайын, қызметтерін, құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін белгілейді. Жақсы жасалған, тәжірибеде сыналған құжат үміткерді лауазымды қызметке таңдауда жақсы бағдар болады. Соған қоса ол үміткерлерді аталған лауазымға алуда келісім –шарттардың көлемін елеулі түрде қысқартуға мүмкіндік береді.
Тиімді басқару жұмысы лауазымды адамның қызметі мен сол қызметті жүзеге асырудағы мүмкіндіктерінің тепе-теңдігі арқылы мұмкін болады. Лауазымдық нұсқаулықтың тепе-теңдігі мынаны білдіреді. Лауазымға тек оларды орындауды қамтамасыз ететін құралдар арқылы орындалатын қызметтер ғана беріледі. Соның өзінде құқықтары мен міндеттері өзара теңестірілуі керек, яғни әрбір құқық тек белгілі бір міндеттемелердің арқасында жүзеге асырылуы тиіс сәйкестендірілуң қажет, яғни бір нәрсеге жауапкершілік соған сай билік көлемімен қамтамасыз етілуі керек және керісінше.
Лауазымдық нұсқаулықтың мазмұндық балансы кесте түрінде былай беріледі.
ҚЫЗМЕТТЕР–––––––––––– ҚҰЖАТТАР
МІНДЕТТЕМЕЛЕР –––––––––––– ҚҰҚЫҚТАР
ЖАУАПКЕРШІЛІК –––––––––––– БИЛІК
Лауазымдық нұсқаулық мәтініне ең алдымен «Жалпы ережелер» кіреді. Онда маманың қызмет аямы, оны тағайындау, ауыстыру және босату тәртібі белгіленеді, квалификациялық талаптар анықталады. Сондай-ақ ол кімге бағынатыны, кімді басқаратыны айқындалады. Бөлімде маман өз жұмысында басшылыққа алуға тиіс заң актілері көрсетіледі.
«Қызметтері» бөлімі маманның қызметінің бағыттарын анықтайды.
«Лауазымдық міндеттемелері» бөлімінде маманның нақты міндеттері, оның басқару процесіне қатысу түрлері (басқарады, бекітеді, даярлайды, қамтамасыз етеді, орындайды, бақылайды т.б.) санамалап көрсетіледі.
«Құқықтары» бөлімінде маманның өз міндеттемелерін орындауға қжетті құқықтары анықталады.
«Жауапкершілік» бөлімі өз міндеттемелерін сапасыз және өз мезгілінде орындамағаны үшін жауапкершілікті белгілейді.
«Лауазым юойынша байланыстар» бөлімінде хабар алмасу мен қызметтік өзара қатынастар шеңбері, құжаттардың жүргізілу тәртібі т.б. белгіленеді.
Лауазымдық нұсқаулықты бөлімшенің басшысы жасайды және кәсіпорынның директоры бекітеді.
Лауазымдық нұсқаулықтың нысаны
Кәсіпорын атауыКәсіпорын атауы
(қазақ тілінде)(орыс тілінде)
ЛАУАЗЫМДЫҚ НҰСҚАУЛЫҚБЕКІТЕМІН
00.00.00.№00Кәсіпорын басшысы
АлматыҚолыТегі, есімі,
әкесінің аты
ЛАУАЗЫМНЫҢ АТАУЫ
Мәтін
Құрылымдық бөлімшенің
басшысыҚолыТегі, есімі, әкесінің аты
Бұрыштама
Мысалы, «Кәсіпкерлік істің негіздері» атты кітапта лауазым иесінің бірінің мәртебесі, қызметтері және міндеттемелері былай сипатталады.
Ұйымдастыру және басқару мәселелері бойынша вице-президент бас директорға бағынады. Ол барлық басшылық комитеттердің жұмысына, болашақ түпкі мақсатты жоспарлауға байланысты өтетін мәжілістерге қатынасады. Ұйымдастыру және басқару мәселелері бойынша вице –президенттің бөлімі мынадай қызметтердің орындалуына әкімшілік жауапкершілікте болады:
- жоспарлауды ұйымдастыру
- қаржылық жосапрлау мен бақылау
- іс жүргізу жүйесі
- болашақ жоспарлау
Ұйымдастыру және басқару мәселелері бойынша вице-президент:
- компания мен оның бөлімдері үшін олардың табысы мен активтерін қысқы мерзімді және ұзақ мерзімді жоспарлаудың әдістерін ұсынады, сонымен бірге, мақұлданған әдістерді енгізіп, қолдану туралы өкім береді.
- Компанияның қаржы жоспарлары мен олардың нәтижелерін түсіндіріп талдайды.
- Фирманың бас бөлімшесінің ұйымдық құрлымын қарастырады және қабылдаған бюджеттің орындалуына басшылық жасайды.
- Басқару қызметіндегі маңызды орындарға кадрларды таңдап ұсынады.
- Қаржы операцияларын жоспарлау бойынша зерттеулер жүргізеді.