ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Инвентаризацию проводят на всех предприятиях независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы. Она яв­ляется обязательным дополнением документации. Только при помощи документации и инвентаризации в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

В зависимости от полноты охвата средств, инвентаризацию подразделяют на полную и частичную.

Полную инвентаризацию проводят, как правило, один раз в год перед составлением годового отчета, она имеет своей целью обеспе­чить реальность отражения в балансе всех активов и пассивов пред­приятия. Так же полная инвентаризация может быть проведена по требованию контролирующих органов.

Частичная инвентаризация охватывает только часть инвентаризи­руемых объектов, то есть какой-либо один вид средств хозяйства, на­пример, основных или денежных средств, находящихся в кассе.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на:

• плановые, осуществляемые в заранее намеченные сроки, исхо­дя из целесообразности и возможности лучшего их проведения;
• внезапные, проводимые по распоряжению руководителя, по требованию контролирующих органов, при смене материально от­ветственного лица, после стихийных бедствий.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначаемая руководителем предприятия, при обязательном присутствии матери­ально ответственного лица, отвечающего за проверяемые ценности.

Периодичность, сроки проведения инвентаризаций, состав инвентаризационной комиссии утверждают в учетной политике, разрабатываемой каждым хозяйствующим субъектом.

Стандартами бухгалтерского учета предусмотрен порядок ин­вентаризации различного рода имущества и обязательств, мы же ос­тановимся на общем порядке ее проведения.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручают приказ, в котором устанавливают сроки начала и окончания работы.

Ко дню окончания снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценно­стей, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия то­варно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная комис­сия обязана:

• опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие мес­та хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
• проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
• получить последние на момент инвентаризации реестры при­ходных и расходных документов или отчеты о движении материаль­ных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все при­ходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам (от­четам) с указанием «до инвентаризации на …» (дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ценно­стей к началу инвентаризации по учетным данным. Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и при­ходные документы на ценности сданы в бухгалтерию (в центральную бухгалтерию или в учетно-контрольную группу центральной бухгал­терии) и все ценности, поступившие на их ответственность, оприхо­дованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки отби­рают и у лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ценностей.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные цен­ности подготавливают к инвентаризации в присутствии инвентариза­ционной комиссии, в остальных случаях — заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наиме­нованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета их количества.

Инвентаризацию основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей проводят по каждому их местонахождению и ответственному лицу, на хране­нии у которого эти ценности находятся.

Проверку фактических остатков осуществляют при обязатель­ном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, торговых предприятий, секций, кладовых, заготови­тельных пунктов и др.).

Наличие ценностей при инвентаризации определяют путем обя­зательного подсчета, взвешивания, обмера.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упа­ковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения может определяться на основании документов при обязательной про­верке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов; акты обмеров и расчеты прикладывают к описи. При инвентаризации больших количеств ве­совых товаров ведомости отвесов ведут один из членов рабочей ин­вентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведо­мостей сличают, и выверенный итог вносят в инвентаризационную опись. Ведомости отвесов прикладывают к описи.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их коли­чество показывают в описях по номенклатуре и в единицах измере­ния, принятых в учете.

Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризаци­онной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтвер­ждающую, проверку комиссией ценностей в их присутствии, об от­сутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии пере­численных в описи ценностей на ответственное хранение. При проверке фактического наличия ценностей в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее — в их сдаче.

На ценности, не принадлежащие хозяйству, но находящиеся в нем, составляют отдельные описи. Если инвентаризация ценностей не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение последующих дней. В этом случае помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризаци­онной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир во время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационных комиссий (в обе­денный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи долж­ны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентариза­ция, в ящике (шкафу, сейфе).

Работу рабочей инвентаризационной комиссии оформляют про­токолом, в котором отражают результаты инвентаризации, а также проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.

При наличии неиспользуемых и неполноценных товарно-материальных ценностей в протоколе указывают время их завоза, наименование поставщика, состояние ценностей на момент инвента­ризации и причины понижения их качества. На такие товарно-материальные ценности составляют определенные инвентаризацион­ные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещают обо­собленно.

На ценности, пришедшие в негодность, составляют отдельную инвентаризационную опись. В протоколе комиссии их отмечают от­дельно, причем указывают причины порчи и виновных в этом лиц.

В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам ин­вентаризации ценностей и дает предложения по устранению выяв­ленных недостатков, зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передают на рассмотрение постоянно действующей инвен­таризационной комиссии.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий, заносят в описи на основании документов, подтвер­ждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указывают их наименование, количество, сорт, фак­тическую стоимость (по данным учета), дату принятия груза на хра­нение, место хранения, номера и даты документов.

При получении от предприятий, на ответственном хранении ко­торых эти ценности находятся, копий инвентаризационных описей комиссия сопоставляет фактическое наличие ценностей (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным по документам.

Порядок проведения инвентаризации

В процессе хозяйственной деятельно­сти могут возникнуть расхождения данных бухгалтерского учета с факти­ческим наличием:

• по естественным причинам (усуш­ка, раструска, распыл, разлив);
• недостачи при приемке или отпус­ке средств (просчеты, промеры, про­весы);
• ошибки в учете — арифметические в подсчетах, описки в первичных документах, неправильное отраже­ние документальных данных;
• хищения, обвесы, обмеры — при при­емке или отпуске материальных ценностей, обсчеты при выдаче де­нег и др., а также прямое присвое­ние средств.

Расхождения можно выявить путем пе­риодической сверки данных фактичес­ких остатков средств с данными бух­галтерского учета путем инвентариза­ции.

Порядок и сроки проведения инвен­таризации определяются руководите­лем субъекта в соответствии со стан­дартом бухгалтерского учета 24 «Орга­низация бухгалтерской службы» и ме­тодическими рекомендациями к нему «О порядке проведения юридически­ми лицами инвентаризации имуще­ства и обязательств», утвержденных приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Мини­стерства финансов Республики Казахстан от 6 марта 1998 г. № 47, в соот­ветствии с которыми установлен по­рядок регулирования инвентаризаци­онных разниц и оформление резуль­татов инвентаризации. Инвентаризации бывают:

1) Полные — касаются всех средств хо­зяйствующего субъекта.

2) Частичные — охватывают один вид средств (денежных средств в кас­се, материалов на складе). Прово­дятся систематически на протяже­нии всего года в целях сохраннос­ти материальных ценностей.

3) Плановые — по плану, проводятся в установленные сроки.

4) Внезапные — по распоряжению ру­ководителя, при смене материаль­но ответственных лиц, по требова­нию следственных органов.

5) Внеплановые — проводят после сти­хийных бедствий (пожаров и др.), а также ежемесячная инвентари­зация денежных средств.

Также инвентаризация проводится для обеспечения реальности бухгалтерско­го учета и баланса хозяйствующего субъекта.

Для проведения инвентаризации луч­ше создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию в соста­ве руководителя субъекта (председа­теля комиссии), главного бухгалтера, ру­ководителей структурных подразделе­ний, главных специалистов служб.

Комиссия проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей; организует проведение ин­вентаризаций и осуществляет инструк­таж членов рабочих комиссий; осуще­ствляет постоянный контроль за ходом инвентаризации и организует конт­рольные проверки правильности про­ведения инвентаризации товарно-ма­териальных запасов; проверяет пра­вильность ведения складского учета и хранения ценностей в межинвентари­зационный период; проверяет пра­вильность выведения результатов ин­вентаризации (излишки, недостачи); в необходимых случаях проводит по­вторные сплошные инвентаризации; рассматривает объяснения, получен­ные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также других нару­шений и дает предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Для непосредственного проведения инвентаризации приказом руководи­теля субъекта создается рабочая ко­миссия в составе председателя ко­миссии и членов комиссии (специа­листов и работников бухгалтерии).

В состав комиссии включаются опыт­ные работники, хорошо знающие инвен­таризируемые ценности, цены и пер­вичный учет. Работники рабочих ин­вентаризационных комиссий несут от­ветственность за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации, за полноту и точность составления описей и представления их в бухгал­терию.

Инвентаризацию проводят при смене материально ответственных лиц, при аудиторских проверках при подготов­ке к сдаче годового отчета, по требо­ванию следственных органов и в дру­гих случаях.

Результаты инвентаризации (излишки, недостачи, пересортица) записывают в сличительные ведомости результатов инвентаризации. В них включаются только те ценности, по которым выяв­лены отклонения от учетных данных.

Выявленные при инвентаризации рас­хождения фактического наличия иму­щества с данными бухгалтерского учета признаются:

• излишки — доходом и подлежат оп­риходованию как доход от неосновной деятельности;
• недостачи — расходом;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убы­ли (утвержденных приказом Мини­стерства торговли КазССР от 21 апреля 1987 г. № 12-168) относит­ся на расходы;
• недостача имущества и его порча сверх норм списывается на виновных лиц. Если виновные лица не установ­лены и судом отказано во взыскании, недостача и порча материальных за­пасов относится субъектом, на убытки.

Так как нормы естественной убыли действуют только для продовольствен­ных товаров и стеклянной посуды в розничной сети, то субъекты, у которых отсутствуют нормы естественной убы­ли, должны рассматривать как потери, которые списываются на убытки при отсутствии виновных. В случае, если судом отказано во взыскании убытков, они покрываются за счет чистого до­хода субъекта, но при этом для целей налогообложения на вычеты не отно­сятся.