Инвентаризация— способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.
Инвентаризация проводится в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Республике Казахстан и Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов. Согласно этим документам предприятия (организации) обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса.
Инвентаризации подлежат и товарно-материальные ценности, не принадлежащие предприятию, такие, как ценности на ответственном хранении, полученные для переработки, арендованные основные средства и т. п., а также по каким-либо причинам не учтенные ценности.
Основными задачами инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;
- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
- выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;
- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;
- проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
- проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.
Сроки и периодичность проведения инвентаризации
Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:
- при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;
- при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- при установлении фактов краж, ограблений — немедленно при установлении таких фактов;
- после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) — немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;
- при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные соответствующими документами.
Принятый Закон о несостоятельности (банкротстве) предприятий также предполагает необходимость проведения инвентаризации имущества предприятия-должника при проведении конкурсного производства. В практике имеют место случаи, когда происходит ликвидация предприятий без проведения соответствующей работы по выявлению фактического наличия имущества и обязательств. В такой ситуации проведение инвентаризации строго обязательно.
Инвентаризация должна проводиться в конкретные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества:
- основных средств — не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов — не реже одного раза в пять лет;
- капитальных вложений -не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;
- незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки — перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;
- незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов — не менее одного раза в год;
- готовой продукции на складах — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
- малоценных и быстроизнашивающихся предметов — не менее одного раза в год;
- нефти и нефтепродуктов — не реже одного раза в месяц;
- сырья и прочих материальных ценностей — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
- денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности — не менее одного раза в месяц;
- расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) — по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам — на первое число каждого месяца;
- расчетов по платежам в бюджет — не менее одного раза в квартал;
- расчетов с дебиторами и кредиторами — не менее двух раз в год;
- остальных статей баланса — на первое число месяца, следующего за отчетным годом.
Инвентаризация в зависимости от полноты охвата проверкой имущества может быть полной и частичной. .
При полной инвентаризации проверке подлежат все виды имущества. Проводится она обязательно в конце года перед составлением годового отчета (исключение составляют некоторые виды имущества, упомянутые выше).
При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества в определенных местах хранения.
В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые.
Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности и Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.
Внеплановые инвентаризации организуются по мере необходимости, в основном внезапно.
Порядок проведения инвентаризаций
Порядок проведения инвентаризаций на предприятии предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе: руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей общественности. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.). В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.
В межинвентаризационный период на предприятиях (организациях) должны проводиться систематически проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители общественности.
Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия (организации).
Рабочие инвентаризационные комиссии:
- осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;
- совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;
- вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей;
- несут ответственность: а) за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя; б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах; в) за правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, а также цены и т. п.); г) за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в установленном порядке.
Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с цепью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.
Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета.
Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям — контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценностей, проведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризаций.
Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись.
Складские операции в период инвентаризации не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана: опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения; получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях — заблаговременно.
Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому местонахождению их и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.
При инвентаризации денежных средств составляется акт.
Акт
инвентаризации денежных средств кассы
на «__»______2000г, кассир___________
Ф.И.О.
РАСПИСКА
Я,____________, настоящей распиской подтверждаю, что на момент инвентаризации все расходные и приходные документы переданы в бухгалтерию, все поступившие денежные средства оприходованы, бывшие – списаны в расход. Последние документы – приходные: №__
расходные: №__
Материально-ответственное лицо кассир___________(подпись)
На основании приказа руководителя организации № ____ от «__»______2000г. произведена инвентаризация денежных средств. При инвентаризации установлено:
Наличных денег _________________
сумма прописью
ИТОГО : фактическое наличие _______________
сумма прописью
по данным учета _________________
сумма прописью
РЕЗУЛЬТАТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ: недостача _________
излишки __________
Последние номера документов: приходные: №__
расходные: №__
Председатель комиссии
________________ ____________ ___________
должность подпись Ф.И.О.
Члены комиссии
________________ ____________ ___________
должность подпись Ф.И.О.
Акт должен утверждаться руководителем организации. При расхождении учетных данных с фактическими на основании акта результатов проверки ценностей материально-ответственное лицо составляет дополнительный товарный отчет, указывая в нем размер недостачи или излишка. Конечные остатки по этому счету приводятся в соответствии с фактическими остатками согласно данным инвентаризации.
Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, кладовых, секций, торговых предприятий и т. п.).
Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество показываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
| Номер документа | Дата составления | Код вида операции | Код структурной единицы | Вид производства | Цех (склад) |
______________________________________
(вид товарно-материальных ценностей)
РАСПИСКА
К началу проведения инвентаризации все товарно-материальные ценности, поступившие под мою ответственность, оприходованы, а выбывшие-списаны в расход. Приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию.
Материально-ответственное лицо:
______________ ______________ ____________
должность подпись Ф.И.О.
На основании приказа (распоряжения) от «__»______2000г. №__ произведено снятие фактических остатков, числящихся на счете «Товарно-материальные запасы» по состоянию на «__»_______2000г.
Инвентаризация начата «__»_______2000г
Окончена «__»_______2000г
При инвентаризации установлено следующее:
| № п\п | наименование | Номенклатурный номер | Ед-ца измер. | Цена (тенге) | фактически | По данным учета | ||
| К-во | Сумма | К-во | Сумма | |||||
| Итого | ||||||||
Общее количество единиц фактически ______________________
(прописью)
Председатель комиссии __________ _________ ______________
должность подпись Ф.И.О.
Члены комиссии __________ _________ ______________
должность подпись Ф.И.О.
Материально-ответственное лицо ___________ «__»_______2000г.
подпись
Указанные в настоящей описи данные и подсчеты проверил
___________ __________ «__»_______2000г
должность подпись
Один экземпляр описи заполняет материально-ответственное лицо, остальные – член инвентаризационной комиссии (при передаче ценностей другому материально-ответственному лицу по одному экземпляру заполняет принимающий и сдающий ценности работник). После проведения всех действий, связанных с подсчетом и таксировкой, а также взаимной сверки результатов, в конце каждой страницы описи указывают прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей. Затем подводят общий итог (в натуральных показателях независимо от единицы измерения) всех товарно-материальных ценностей, записанных на странице. Эти показатели указывают и в целом по всей описи на последней странице во избежание незамеченных исправлений. Каждую страницу описи подписывают материально-ответственное лицо и все члены комиссии.
Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а стальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Сличительная ведомость инвентаризации товарно-материальных запасов
на____________2000г.
На основании приказа (распоряжения) № ____ от «__» ______2000 г. проведена инвентаризация фактического наличия товарно-материальных запасов, находящихся на ответственном хранении.
______________ ____________
Должность Ф.И.О.
Инвентаризация начата «__» ______ 2000г.
окончена «__» ______ 2000г.
При инвентаризации установлено следующее:
| Порядковый номер | Товарно-материальные ценности | Единица измерения | Результаты инвентаризации | ||||
| Наименование,
Вид, сорт, группа |
Номенклатурный
номер |
излишки | недостача | ||||
| Кол-во, шт. | Ст-сть,
тенге |
Кол-во, шт. | Ст-сть,
тенге |
||||
Бухгалтер с результатом сличения ознакомлен. Материально-ответственное лицо __________ (подпись).
Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Весь вышеизложенный общий порядок инвентаризации можно представить схематически:
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Казахстане в следующем порядке:
- на остаточную (балансовую) стоимость неучтенных объектов основных средств дебетуют соответственно счета подраздела 12 «Основные средства» (счета 122-125) и кредитуют счет 722 «Доходы от реализации основных средств»; на сумму износа дебетуют счета 122-125 и кредитуют счета подраздела 13 «Износ основных средств» (счета 131-134).
- взаимный зачет излишков и недостач отражают по дебету и кредиту счетов подраздела 20 «Материалы». Излишки ценностей подлежат оприходованию с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных в этом лиц. На сумму излишков дебетуют счета подраздела 20 «Материалы» (201-208) и кредитуют счет 727 «Прочие доходы от неосновной деятельности». Недостачу материальных ценностей независимо от причин возникновения, списывают с подотчета материально-ответственных лиц. На сумму недостач, потерь и порчи ценностей дебетуют счет 334 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредитуют счета подраздела 20 «Материалы» (201-208). Недостачу материальных ценностей в пределах норм естественной убыли списывают на издержки производства: кредит счета 334 «прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери от порчи ценностей», дебет счетов 126 «Незавершенное строительство», 821 «Общие и административные расходы»,935 «Прочие расходы». Недостачу сверх норм убыли, потери от порчи ценностей, а также хищение ценностей при отсутствии конкретных виновников и в случае отказа судом во взыскании с материально-ответственных лиц вследствие необоснованности исков списывают с кредита счета 334 «Прочая дебиторская задолженность», субсчета «Недостачи и потери от порчи ценностей» дебет счета 821 «Общие и административные расходы».
- суммы излишков денежных средств и ценных бумаг подлежат оприходованию: дебит счетов 411 «Денежные переводы в пути», 422 «Денежные средства в чековых книжках»,451 «Наличность в кассе в национальной валюте», 452 «Наличность в кассе в иностранной валюте», кредит счета 727 «Прочие доходы от не основной деятельности». Недостачи денежных средств и ценных бумаг списываются на материально-ответственные лица: дебит счета 333 «задолженность работников и других лиц», субсчет «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счетов 411, 422, 451, 452.
- Излишки незавершенного производства приходуют по плановой (нормативной) себестоимости или по внутризаводским планово-учетным ценам: дебет счета 900 «Основное производство», кредит счета 709 «Прочие доходы от основной деятельности». Недостачи незавершенного производства списывают с кредита счета 900 «Основное производство» в дебет счета 334 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери от порчи ценностей» до выяснения причин или выявления виновников недостачи.
Расхождения между данными инвентаризации и бухгалтерского учета оформляются бухгалтерией путем составления ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.