Ақпараттық –анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар т.б.жатады. Ішкі тысқы ақпараттық-анықтамалық қатынас хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.
Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттарын, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар. т.б.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау, түсіндіру , ресми сұрау салу түрінде болады. салаға бағынышты мекемелер хабарлар, сұратулар жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер өтініш, ұсыныс, растау, хабарлар т.б. алмасады.
Хаттар арнайы қағаздарға толтырылады және мынадай деректемелерден тұрады: қабылдаубшы, бұрыштама, бақылау белгісі, мәтін тақырыбы, мәтін, қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы, орындаушы туралы белгі мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгі, хаттың келіп түскені туралы белгі.
Хат мәтіні, әдеттегідей, екі бөліктен тұрады. Алдымен хатты жазуға себеп болған жағдайлар (фактілер, оқиғалар, өзге құжаттарға сілтемелер) көрсетіледі, содан кейін қорытынды, ұсыныс өтініш-тілектер жазылады.
Мәтінді құрастыруда мынадай граматикалық үлгілер пайдаланады: өтінемеін, өтінеміз, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылықпен еңбек ұжымы өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлім етеміз т.б.
Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі соғады. Мысалы, қаржы мәселесі бойынша хатқа бас бухгалтер белгі соғады. Бұрыштама белгілер кәсіпорынның өзінде қалатын хат көшірмесінің алдыңғы бетіне қойылады.
Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы арнаулы қағазға басылып, көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни , барлығы үш дан болады.
Кей жағдайда хат мөрмен куәландырылады.
Қабылданатын (кіріс) хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және кәсіпорынның басшы қызметкерлерінің тапсырманыорындауға алғандығы туралы бұрыштама белгі қойылады.
Онда орындаушының тегі, есімі, әкесінің аты, тапсырма мазмұны және орындау мерзімі көрсетіледі. Бұрыштамада міндетті түрде уақыты, қолы тұрады. Мысалы,
У.С. Әбеновке
ЖАУАП ЖОБАСЫ
мерзіміне негізделіп дайындалсын.
қолы
01.05.97.
Егер құжатты орындаушылар саны бірнеше адам болса, олардың бәрі де бұрыштама белгі де көрсетіледі. Бірінші аталған адам орындауға жауапты болып саналады.
Белгі оң жақтан “қабылдаушы” мен “мәтін” деректемелерінің аралығына қойылады.
Жеделхаттар.
Жеделхат (телетайпхаттар) – ақпарат беру әдісі (телеграф)жағынан бірдей, әртүрлі мазмұндағы құжаттардың жалпы түрдегі жинақтама атауы.
Жеделхаттың ішіне мыналар кіреді: қай категорияға жататыны туралы белгі (үкіметтік, халықаралық, жедел, категориясы жоқ, кезектен тыс, шторм, байланыс, апат); мекен –жайы, мәтіні, мәтінге қол қойған лауазымды адамның аты-жөні, жіберуші ұйымның байланыс мекен –жайы, жіберуші лауазымды адамның қолы, мөрі, күні.
Жеделхаттар сондай-ақ тапсырылғанын ескертетін , талап ету бойынша алатын, қабылдаушының өз қолына тапсырылатын жетекізіліп берілетін, жауабына ақысы төленген түрлерде де болады.
Жеделхаттар мен телетайпхаттар арнайы баспахана қағаздарына толтырылады, олар жоқ болса, қажет пішімдегі жай қағазға толтырылады. Жеделхаттың екінші данасы (көшірмесі) ұйымының іс қағаздарында сақталады.
Оның мәтініне ерекше телеграф стилі тән: көмеші сөздер, шылаулар, жалғаулықтар, тыныс белгілері болмайды. Көп белгілі үрлері болмаса, сандар сөзбен жазылады. Мәтін қысқа жинақылықты қажет етеді, екі ұшты , астарлы болмауы тиіс. Екі ұшты түснік тууы мүмкін жағдайда тыныс белгілері қысқарған сөздерден құралады: НКТ- нүкте, ҮТ-үтір, ҚТ- қос нүкте, ТР-тырнақша, НР-нөмір.
Халықаралық жеделхаттар орыс және латын шрифтерімен басылады. Халықаралық жеделхат мәтіні 1,5 аралықта, тасқа басылған әріптермен, жаңа жолсыз, тасымалсыз, түзетулерсіз басылады.
Халықаралық жеделхаттың сол жақ төменгі бұрышында нөмірі, күні, орындаушының аты-жөні, қызмет телефоны көрсетіледі.
Телефонограмма мынадай деректемелерді қамтиды: кәсіпорынның атауы, құжат түрі, қабылдаушы күн, индексі, мәтіні, қолы, жіберілу уақыты туралы белгі, телефонограмманы қабылдаған және берген адамның лауазымы мен аты-жөні.
Телефонограммалар бір данадан жасалып оған басшы не орындаушы қол қояды. Мәтіні 50 сөзден аспауыкерек. Телефонограмма бірнеше қабылдаушы бойынша бірлесе, онда қабылдаушы мекемелердің тізімі мен телефон нөмірлері қоса беріледі.
Телефонограмманы бергенде мынадай ұсыныстарды ескерген тиімді:
- қарапайым және жедел хабар беру
- жазудың дұрыстығын қайталап оқу арқылы тексеру
- қисыны күрделі мәтіндерді жібермеу
- сирек қолданылатын сөздерді пайдаланбау
- ұғынылуы қиын сөздердің әріптерін жеке-жеке атап беру.
Әдетте, телефонограмма арқылы кеңеске, кездесуге, тағы басқаларға шақыру жіберіледі.